Hoe lang moeten documenten worden bewaard?

Geüpdatet 1 month ago door Participatie HvA

De medezeggenschap speelt een belangrijke rol in de besturing van de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Bij vergaderingen is het gebruikelijk dat er vooraf agenda's en vergaderstukken worden toegestuurd, en achteraf een verslag word opgesteld. Een samenvatting van deze verslagen is tevens onderdeel van het jaarverslag. Deze documenten dienen te worden bewaard om studenten en medewerkers de mogelijkheid meer inzicht te geven in de besluitvorming of te gebruiken als bewijsvoering. De stukken worden tevens als cultureel erfgoed gezien.

De Vereniging Hogescholen (VH) heeft een selectielijst opgesteld waarin de minimale bewaartermijnen zijn vastgelegd. Dit document is te vinden in de bijlage.

Opleidingscommissies

Voor opleidingscommissies geldt dat vergaderdocumenten dienen te worden bewaard. In de onderstaande tabel lees je hier meer over.

Nummer

34a

Kernomschrijving

Opleidingscommissies overleg

Proces

Het voeren van overleg door een opleidingscommissie

Actor

Instellingsbestuur

Grondslag

WHW art. 10.3c

Archiefbescheiden

Agenda; Verslag

Waardering

Vijf jaar na vaststelling vernietigen

Andere waardering

Niet doorgegaan na een jaar vernietigen

Soort waardering

Minimaal

Opmerkingen

-

Opslag

In de meeste gevallen bewaren opleidingscommissies vergaderstukken (notulen, documenten, brieven, etc.) op een MijnHvA-werkomgeving. Indien een opleidingscommissie nog niet beschikt over een werkomgeving kan deze worden aangemaakt. Neem voor meer informatie contact op met de ondersteuning. Jaarverslagen kunnen worden overgedragen aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) via servicedesk-div@hva.nl. Deze afdeling kan de stukken registreren en opslaan. Indien gewenst kan het minimale bewaartermijn worden aangehouden.

 Deelraden

Voor deelraden geldt dat zowel jaarverslagen als vergaderdocumenten dienen te worden bewaard. In de onderstaande tabel lees je hier meer over.

Nummer

10

12

Kernomschrijving

Medezeggenschapsraad overleg

Medezeggenschapsraad jaarverslag

Proces

Het voeren van overleg met de medezeggenschapsraad

Het opstellen van een jaarlijks verslag over de werkzaamheden van de medezeggenschapsraad

Actor

Instellingsbestuur, Bestuur van de organisatorische eenheid

Medezeggenschapsraad, Deelraad

Grondslag

WHW art. 10.19

WHW art. 10.19

Archiefbescheiden

Voorstel/standpunt raad; Voorstel Instellingsbestuur; Agenda; Verslag

Jaarverslag

Waardering

Vijf jaar na vaststelling vernietigen

Permanent bewaren

Andere waardering

Niet doorgegaan na een jaar vernietigen

Niet doorgegaan na een jaar vernietigen

Soort waardering

Indicatief

Indicatief

Opmerkingen

De beleidsbeslissingen blijken uit de besluiten van het bestuur en de jaarverslagen van de medezeggenschapsraad. Dit proces geldt ook voor deelraden.

-

Opslag

Vergaderstukken (notulen, documenten, brieven, etc.) tussen de centrale medezeggenschapsraad (CMR) en het college van bestuur (CvB), en de deelraden en de decanen kunnen worden overgedragen aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) via servicedesk-div@hva.nl. Deze afdeling kan de stukken registreren en opslaan. Indien gewenst kan het minimale bewaartermijn worden aangehouden.

Bijlagen

De volgende bijlagen zijn beschikbaar voor dit artikel:

Door de verhuizing van onze werkomgeving kan de bijlage niet worden geselecteerd.
  1. Document: Selectielijst Hogescholen (2016)

Vragen over dit artikel?

Wanneer je naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebt kan je contact opnemen met Studentenzaken door een e-mail te sturen naar participatie@hva.nl of bekijk de contactinformatie van de ondersteuning.


Hoe hebben we het gedaan?


Powered by HelpDocs